Op het kantoor waar ik werk, krijg ik elke week dezelfde mail: wanneer is dit boek weer leverbaar? Het antwoord is bijna altijd hetzelfde, en tóch typ ik het elke keer opnieuw. Bij veel ondernemers gaat het precies zo, alleen gaat het bij hen over een prijsindicatie, over openingstijden of over de vraag of je in maart nog plek hebt.
Een AI-assistent voor je mail klinkt dan als de oplossing. Er wordt alleen veel over beloofd, en een deel daarvan klopt niet. Hieronder staat wat zo'n assistent in de praktijk goed doet en waar hij tekortschiet, zodat je zelf kunt inschatten of het iets voor jou is.
Wat een AI-assistent voor je mail eigenlijk doet
Een AI-assistent leest een binnenkomende mail en zet een antwoord voor je klaar als concept. Dat concept schrijft hij op basis van voorbeelden van jouw eigen mails en van de informatie die je hem meegeeft, zoals je prijzen, je werkwijze en je vaste antwoorden op vragen die vaak terugkomen.
Jij opent het concept, leest het na, past aan wat niet klopt en drukt zelf op verzenden. Zo werkt het bij de assistenten die ik bouw, en waarom ik dat zo houd, lees je bij punt 5.
In de praktijkJe begint je dag met een inbox waarin bij de gewone vragen al een antwoord klaarstaat.
Waar het goed in is: de vraag die je al tien keer hebt beantwoord
Hier zit de grootste winst. Elke ondernemer heeft een handvol vragen die steeds terugkomen. Wat kost het ongeveer? Hoe lang duurt het? Werk je ook op zaterdag? Wat moet ik meenemen?
Het antwoord weet je allang, je moet het alleen elke keer opnieuw netjes opschrijven. Een assistent die je vaste antwoorden kent, doet dat in een paar seconden, in de toon waarin jij normaal ook schrijft. Voor een hondentrimster die vooral mails krijgt over plek en prijs kan dat zomaar een uur per week schelen.
TijdwinstEen half uur tot anderhalf uur per week, afhankelijk van hoeveel van je mail uit terugkerende vragen bestaat.
Waar het ook goed in is: lange en lastige mails
Soms krijg je een mail van een halve pagina waarin drie vragen verstopt zitten. Een assistent kan zo'n mail samenvatten en de vragen onder elkaar zetten, zodat je er in je antwoord geen een vergeet.
Het helpt ook bij mails waar je tegenop ziet, zoals een klant die wat mopperend vraagt waarom iets langer duurt. De assistent zet een rustige eerste versie neer. Een bestaande tekst bijschaven is een stuk makkelijker dan beginnen met een leeg scherm en een geïrriteerd gevoel.
In de praktijkMinder uitstel bij de mails die je anders laat liggen tot morgen.
Wat het niet kan: weten wat jij hem niet vertelt
Een assistent weet alleen wat jij hem meegeeft. Vraagt een klant of je op 14 november kunt, dan kent de assistent je agenda niet, tenzij die eraan gekoppeld is. Zijn je prijzen per 1 januari omhooggegaan en heb je dat niet doorgegeven, dan noemt hij vrolijk de oude prijs.
Het lastige is dat zo'n fout er heel overtuigend uitziet. De zin loopt goed en de toon klopt, alleen het bedrag klopt niet. Nalezen is daarom meer dan een formaliteit: staat er een datum, een bedrag of een toezegging in het concept, dan controleer je die.
VuistregelAlles met een getal erin lees je twee keer.
Wat het beter niet kan doen: zelf op verzenden drukken
Technisch kan het wel: een assistent die antwoorden meteen verstuurt, zonder dat iemand meekijkt. Ik raad het af, zeker in het begin, want één verkeerd antwoord kost je meer vertrouwen bij een klant dan je met tien goede antwoorden terugwint.
Er zijn ook mails die je gewoon zelf wilt schrijven. Bij een klacht of bij slecht nieuws wil je je eigen woorden kiezen, en ook als een klant net iets persoonlijks met je heeft gedeeld. Daar mag de assistent hooguit een eerste aanzet geven, en de zinnen die ertoe doen schrijf je zelf.
Wat het van jou vraagt
Eerlijk is eerlijk: een assistent die als jou klinkt, komt niet uit de lucht vallen. Je levert vooraf een stapel voorbeelden aan van mails die je zelf hebt geschreven. Het liefst gewone, dagelijkse mails, want daarin klink je het meest als jezelf. Daarnaast heb je een lijstje nodig met je vaste antwoorden, zoals je prijzen en je levertijden.
De eerste twee weken lees je alles extra kritisch na en geef je door wat niet klopt. Dat voelt als extra werk, en dat is het ook even. Daarna wordt het concept steeds vaker iets waar je alleen nog op verzenden hoeft te drukken.
TijdsinvesteringEen uurtje voorbeelden verzamelen, daarna twee weken iets langer nalezen dan je gewend bent.
En je privacy?
Een vraag die ik vaak krijg: waar gaan mijn mails eigenlijk naartoe? Dat is een terechte vraag, want in je inbox staan namen, adressen en soms gevoelige dingen. Vraag bij elke assistent na waar je mails verwerkt worden en of ze gebruikt worden om het systeem verder te trainen. Het antwoord daarop hoort duidelijk te zijn, in gewone taal.
Krijg je mails met medische gegevens of met financiële details van klanten, laat die dan buiten de assistent. Dat kun je gewoon instellen, door vast te leggen welke mails hij wel oppakt en welke hij laat liggen.
Is het iets voor jou?
Een AI-assistent voor je mail doet het meest voor je als een flink deel van je mail op elkaar lijkt. Krijg je vooral unieke, ingewikkelde vragen, dan levert hij minder op, en dat mag je best weten voordat je eraan begint.
Herken je jezelf in die terugkerende vragen, dan is dat precies waar het AI-pakket voor is: digitale assistenten die in jouw toon mails beantwoorden en offertes opstellen, plus één terugkerende taak die zichzelf afhandelt, met een handleiding en een vervolggesprek erbij. Dat kost eenmalig €797 (introductieprijs) en is klaar in 3 tot 7 werkdagen. Azzira valt onder de kleineondernemersregeling, dus er komt geen btw bovenop. Wat je hier ziet, is wat je betaalt.
Weet je nog niet waar bij jou de meeste tijd naartoe gaat, doe dan eerst de gratis automatiseringsscan. Dat zijn zeven korte vragen, je bent er twee minuten mee bezig en daarna zie je waar jouw tijd weglekt.
Lees ook
Klantmails zijn er maar een van; in dit artikel staan er nog zes die je grotendeels kunt automatiseren.
Welke taken kun je als ZZP'er automatiseren? 7 voorbeelden uit de praktijk →